Bevezetés
A Notion ütőkártyája a többi jegyzetelő alkalmazással szemben, hogy nem csak szimpla oldalakat lehet fastruktúrában létrehozni, hanem képes adatbázis oldalakat is kezelni. Ezt fogjuk megnézni az egyik előre elkészített minta (template) dokumentum a „Projects & tasks” segítségével.
Egy kisebb csapat kisebb projektjének az adminisztrálását kisebb kompromisszumokkal megoldhatjuk az előbb említett template testreszabásával. Minden olyan információt, amit egy PM eszköz kezel, itt is fel tudjuk venni, testreszabott tulajdonságokkal. Ezek az információk kereshetők, szűrhetők, módosíthatók, többfajta testreszabott nézetben megtekinthetők. Van agilis board, csoportosított listázás, időrendi lista, táblázat, kártya-lista. Az adatok között tetszőleges adatkapcsolat hozható létre. Az adatok importálhatók és exportálhatók.
A Notion segítségével nagyon rugalmasan és kényelmesen kezelheted az adatokat. A kompromisszum, amit meg kell kötnünk, hogy pl. a projektek munkafolyamatai nem szabályozhatók és nem automatizálhatók.
Egy próbát megér!
Projekt struktúra létrehozása template-ből
- Notionban a bal oldali listában rákattintunk a Templates menüpontra
- A feljövő ablakban szintén a bal oldali menüben kiválasztjuk a Projects, tasks & sprints pontot, majd a jobb alsó sarokban a Get Template-re nyomunk.
- Létrejönnek az új dokumentumaink a template alapján. A Projects és Tasks dokumentumok speciálisak, mert nem szimpla „page”-ek, hanem adatbázisok. Ha belenéztek a projektekbe, látni fogjátok, hogy néhány, mintaprojekt és mintafeladatot is berendezett nekünk a Notion.
Adatbázisoldalak
Nézetek
Az adatbázis oldalak felépítése némileg eltér a megszokott „Page” oldalaktól. Az oldal tetején (ahogy a Tasks-nál is látszik) nézeteket kapunk. Például a Tasks esetében:
- By project: Táblázatos nézet. Projektenként csoportosítva, néhány alaptulajdonsággal mutatja a feladatokat. A táblázatok úgy működnek, mint ahogy elvárjuk: rendezhetők és on the fly szerkeszthetők is.
- Mine: Táblázatos nézet. A feladatok egyetlen táblázatban látszanak. A projektnév a feladatoknál tulajdonságként jelenik meg.
- People: Táblázatos nézet: A feladatokhoz rendelt munkatársak szerint vannak csoportosítva a task-ok.
Ezek is testreszabhatóak és újabb nézetet is könnyen hozzáadhatunk egy ilyen oldalhoz.
Új nézetet a nézetek melletti + jelre klikkelve hozhatsz létre. Ha a megjelenő néhány alapnézet alatti „New empty view”-re klikkelsz,
akkor láthatod is a „nézet repertoárt”:
- Table: Táblázat nézet: Csoportosítható. Szűrhető. Beállítható, hogy melyik mezőket, milyen sorrendben szeretnénk látni.
- Board: Kártyás nézet. Valamilyen tulajdonság alapján oszlopokba rendezett, a tulajdonságok között mozgatható kártyák. A kártyákon látható információk (tulajdonságok) testreszabhatóak.
- Timeline: Gantt diagram valamilyen dátumtulajdonságok alapján.
- Calendar: Naptár. Az adatok valamilyen dátumtulajdonság alapján a naptárban megjelenő napokhoz vannak rendelve.
- List: Szimpla lista. Szűrhető.
- Gallery: Kártyás elrendezés, de nincs csoportosítás, minden adat kártyákon látszik. Oszlopszám állítható és a kártyák testreszabhatóak.
Agilis board készítése
A példa kedvéért hozzunk létre egy agilis board-ot. Ehhez létre kell hozni egy Board nézetet. (A nézetek mellett „+”, majd „New empty view”, végül „Board” nézet választása.
- Töltsük ki a nézetünk nevét: Agilis
- A csoportosítás (Group by) alapból „Assign”-ra van állítva, ezt állítsuk át Status-ra.
- Klikk a Group by-ra
- Megjelennek a Groupo by testreszabás lehetőségei. Elrejthetünk csoportokat, elrejthetjük az üres csoportot és még színezhetjük is csoportonként a hátteret.
- Group by-ra klikkelünk itt is.
- Az Assign van kijelölve. Válasszuk helyette a Status-t.
- Most még a rendezést (Sort) is át lehet állítani. Lehet betűrend szerint növekvő vagy csökkenő, de választhatjuk a manuális sorrendet is. Válasszuk ezt, hiszen a státuszok nem betűrendben követik egymást.
- Ezután az oszlopoknál a Státuszokat fogd és vidd módszerrel rendezhetjük.
Kész! 🙂 A taskok, kártyánként mozgathatók a Státuszok között. De ez még nem olyan szép, amilyet szeretnénk. Érdemes azt is beállítani, hogy milyen információ látszódjon a kártyákon.
- Klikk az „Agilis” nézet névre, és válasszuk ki az „Edit view” opciót
- Properties: Ki lehet választani, melyik tulajdonságok jelenjenek meg a kártyákon. (Szem ikonkára klikkelve.) Válasszatok ki néhány tulajdonságot, hogy lássátok a hatását (Pl.: Project és Due)!
- Filter: Szűrni lehet tulajdonságok alapján, hogy melyik task látszódjon.
- Group: Ez most Status és nem állítjuk át, de itt lehet átállítani.
- Sub group: alcsoportot is létrehozhatunk. Pl. Állítsd át „Project”-re!
- Load limit: Mennyi elem jelenhet meg egy oldalon. Ez alapból 25, de akár 100-ra is állítható
- Tipp: A Lock database, nem az adatbázist lockolja, hanem csak a nézetet. Akkor használjuk, ha nem akarjuk véletlenül módosítani.
Ez gyors volt és máris van egy saját, testreszabott nézetünk a task-okhoz.
Ennyi?
Közel sem. 🙂 Ez csak egy előre legyártott minta volt.
Ebben a részben egyszerűen csak felhasználtunk egy template-t. Láttuk, hogy az adatokat többféle, testreszabható nézetben is meg tudjuk nézni és azt is, hogy az adattáblák között kapcsolat is létrehozható (projekt «-» task). Szerintem ahhoz, hogy lásd a lehetőségeket érdemes a többi template-t is megnézni.
A következő részben megmutatjuk, hogy ha saját adattáblákat akarsz létrehozni, saját mezőkkel és az adattáblák között saját kapcsolatokat akarsz definiálni, azt hogyan teheted meg. Készíteni fogunk egy követelményeket és teszteseteket adminisztráló adatbázist.
